Restoranda stok takibi nasıl yapılır? Gelen ve giden malzemenin tam kontrolü
Restoranda stok takibi dört hareketin kayıt altına alınmasıyla yapılır: giriş (alış faturası ve mal kabul), çıkış (satışla otomatik reçete düşümü), fire (bozulma, yanma, iade) ve sayım düzeltmesi. Bu dört hareket kaydedildiğinde sistem her an "olması gereken" stok miktarını gösterir; fiili sayımla farkı ise kaybın ölçüsüdür.
Restoranda para üç yerde durur: kasada, alacaklarda ve depoda. İlk ikisini herkes sayar; üçüncüsü çoğu işletmede kontrolsüzdür. Oysa depodaki malzeme, satılmadan önce sizin paranızdır ve kaybolduğunda kimse fark etmez.
Stok hareketinin dört tipi
| Hareket | Ne zaman oluşur | Kaynağı |
|---|---|---|
| Giriş | Tedarikçiden mal geldiğinde | Alış siparişi / mal kabul |
| Çıkış | Ürün satıldığında | Reçete üzerinden otomatik düşüm |
| Fire | Bozulma, yanma, düşürme, iade | Elle fire kaydı |
| Düzeltme | Sayım sonrası | Envanter sayımı |
Bu dördü eksiksiz kaydedildiğinde, herhangi bir anda "sistemde ne olmalı" sorusunun cevabı vardır. Cevap yoksa maliyet hesabı da yoktur.
Adım 1 — Stok kartlarını doğru kurun
Her malzeme için tek bir stok kartı ve tek bir takip birimi olmalıdır:
- Birim seçimi: Et için gram, süt için mililitre, yumurta için adet. Kilo ile gram karışırsa 1.000 katlık hatalar oluşur.
- Alış birimi ≠ takip birimi olabilir: 10 kg'lık çuval alırsınız ama gram üzerinden takip edersiniz. Sistem dönüşümü otomatik yapmalıdır.
- Kategori: Et, süt ürünleri, sebze-meyve, kuru gıda, içecek, sarf. Kategori olmadan sayım ve rapor okunmaz.
- Tedarikçi: Her kaleme varsayılan tedarikçi atayın; alış önerisi buradan gruplanır.
Adım 2 — Mal kabulü ciddiye alın
Stok hatalarının en büyük kaynağı burasıdır. Kurallar:
- Gelen malı tartın. İrsaliyede 20 kg yazması 20 kg geldiği anlamına gelmez.
- Kaliteyi kontrol edin; bozuk ürünü teslim aldıktan sonra tartışmak zordur.
- Fiyatı sipariş fiyatıyla karşılaştırın. Sessiz zamlar en çok mal kabulde yakalanır.
- Girişi aynı gün sisteme işleyin. Bir hafta biriken irsaliye asla doğru girilmez.
Adım 3 — Çıkışı otomatikleştirin
Elle "bugün 12 kg et kullandık" yazmak sürdürülebilir değildir. Doğru yöntem, her ürüne reçete tanımlayıp satıştan otomatik düşüm yapmaktır. 640 köfte satıldığında sistem 640 × 160 g = 102,4 kg kıymayı stoktan düşer.
Adım 4 — Fireyi kayda alın
Bozulan domatesi çöpe atıp geçmek, o maliyeti "açıklanamayan fark"a gömer. Fire kaydı üç şeyi sağlar:
- Gerçek maliyetin doğru hesaplanması
- Hangi kalemde ne kadar kayıp olduğunun görünmesi
- Aşırı sipariş alışkanlığının tespiti
Adım 5 — Sayımla kapatın
Kritik kalemleri haftalık, tüm depoyu aylık sayın. Sayım, sistemi gerçeğe geri getirir. Fark sürekli aynı kalemde çıkıyorsa sorunun kaynağını arayın: reçete gramajı yanlış olabilir, porsiyon kontrolü zayıf olabilir veya kayıt dışı tüketim vardır.
Uçtan uca akış
RestoSaaS'ta bu döngü tek sistemde kapanır: alış siparişi oluşturur, mal kabulde miktarı ve fiyatı onaylarsınız; stok girişi ve tedarikçi cari borcu otomatik oluşur. Sipariş tamamlandığında reçeteler stoktan düşülür. Fire ekranından kaybı kaydeder, sayım ekranında teorik ile fiili miktarı yan yana görürsünüz. Stok bir kritik seviyenin altına düştüğünde ise uyarı otomatik açılır.
Özet
- Satıştan otomatik stok düşümü olmadan gerçek stok takibi kurulamaz.
- Mal kabulde tartmadan imza atmak, en sık ve en pahalı hatadır.
- Her stok kaleminin tek bir birimi olmalı (gram, ml, adet); birim karışıklığı tüm hesabı bozar.
- Teorik ve fiili stok farkı düzenli ölçülmezse fire görünmez kalır.
Bu konuda sık sorulanlar
Küçük bir kafede de stok takibi gerekir mi?
Evet, ama sadeleştirilmiş hâliyle. 15–25 kritik kalemi (kahve, süt, et, peynir, yağ) takip etmek, tüm kalemleri takip etmeye çalışıp bırakmaktan çok daha etkilidir.
Satıştan otomatik stok düşümü nasıl çalışır?
Her ürüne bir reçete tanımlanır. Sipariş tamamlandığında sistem reçetedeki malzemeleri satılan adetle çarpıp stoktan düşer. Böylece gün sonunda depoda ne olması gerektiğini elle hesaplamanıza gerek kalmaz.
Sayım ile sistem tutmuyorsa ne yapmalıyım?
Farkı hemen düzeltme kaydı olarak girin ve nedenini not edin. Fark sürekli aynı kalemde çıkıyorsa sorun reçete gramajında, mal kabulde veya porsiyon kontrolündedir.