Restoranda envanter sayımı: Ne sıklıkla, nasıl ve kim yapmalı?
Restoranda sayım iki katmanlı yapılmalıdır: kritik kalemler (et, peynir, yağ, alkol gibi maliyetin %80'ini oluşturan 15–20 kalem) haftalık, tüm depo aylık sayılır. Sayım servis dışı saatte, iki kişiyle (biri sayar biri kaydeder) ve her zaman aynı sırayla yapılmalıdır.
Sayım yapmayan bir restoran, gerçek maliyetini asla bilemez. Ama üç saat süren, herkesin nefret ettiği bir sayım da uzun ömürlü olmaz. Amaç, kısa ve tutarlı bir rutin kurmaktır.
İki katmanlı sayım takvimi
| Katman | Kapsam | Sıklık | Süre |
|---|---|---|---|
| Kritik kalemler | Maliyetin %80'ini oluşturan 15–20 kalem | Haftalık | 15–20 dk |
| Tam sayım | Tüm depo ve soğuk odalar | Aylık | 60–90 dk |
Haftalık kritik sayım, sorunu ortalama 20 gün yerine 4 günde yakalamanızı sağlar.
Sayım öncesi kontrol listesi
- Tüm mal kabuller sisteme girildi mi?
- Fire kayıtları güncel mi?
- Şubeler arası transferler işlendi mi?
- Servis kapalı mı? (Sayım sırasında mutfak malzeme almamalı.)
- Terazi ve sayım listesi hazır mı?
Sayım sırasında altın kurallar
- Sabit rota. Her zaman aynı yerden başlayın ve aynı sırayla ilerleyin: kuru depo → soğuk oda → derin dondurucu → bar → mutfak istasyonları. Sistemdeki sayım listesi de bu sırada olmalıdır.
- Tartın, tahmin etmeyin. Açılmış paketler için dara alınmış tartım şart.
- İki kişi. Biri sayar ve yüksek sesle söyler, diğeri kaydeder. Hem hızlanır hem hata azalır.
- Sistemdeki miktara bakmadan sayın. Teorik miktarı görerek sayan kişi, farkında olmadan o sayıya yakınsar. Sayımı kör yapın, farkı sonra görün.
- Aynı gün işleyin. Bir gün sonra girilen sayım, aradaki satışlar yüzünden yanlıştır.
Sayım sonrası ne yapılır?
Sayım bir rakam üretme egzersizi değildir; bir teşhis aracıdır. Sonuçları şöyle kullanın:
- %5 üzeri fark veren kalemleri işaretleyin ve nedenini araştırın.
- Fark tutarını TL olarak ekiple paylaşın.
- Sürekli fazla stoklanan kalemlerin par level'ını aşağı çekin.
- Hiç hareket görmeyen kalemleri menü kararlarıyla birlikte değerlendirin.
Sayımı kolaylaştırmak
RestoSaaS'ın sayım ekranı, kalemleri kategori ve depo sırasına göre listeler; tablet veya telefondan depoda dolaşırken doldurabilirsiniz. Girdiğiniz her miktarın yanında sistemdeki teorik değer ve fark anlık görünür, isterseniz farkı görmeden de girebilirsiniz. Sayımı onayladığınızda tüm düzeltme hareketleri tek seferde oluşur ve stok maliyeti güncellenir.
Özet
- Sayımı her zaman aynı fiziksel sırayla yapın; sıra sabitlenince süre yarıya iner.
- Sayımı satın alma yapan kişi tek başına yapmamalıdır (görevler ayrılığı).
- Sayım öncesi tüm mal kabul ve fire kayıtları girilmiş olmalıdır.
- Sayım sonucunu aynı gün sisteme işleyin; ertelenen sayım işe yaramaz.
Bu konuda sık sorulanlar
Sayımı kim yapmalı?
İdeal olarak iki kişi: biri sayar, diğeri kaydeder. Satın almadan sorumlu kişinin tek başına sayması iç kontrol açısından sakıncalıdır. Küçük işletmelerde işletme sahibi ve şef birlikte sayabilir.
Açılmış paketleri nasıl sayarım?
Tartın. "Yarım kasa" gibi tahminler sayımın en büyük hata kaynağıdır. Depoda bir terazi bulundurmak, sayım doğruluğunu tek başına ciddi biçimde artırır.